• Inzicht in tijd

  • Ruimte en perspectief voor prestaties

  • Jouw talent gewaardeerd

  • Gelukkig druk?!

http://www.archimedes.nu/uploads/images/leden/tijd in transities2.pdf.jpg

Bronaanpak

Een nieuwe bronaanpak van werkdruk

Wat doen we als werken een marathon wordt?

De arbodeskundige die hoge werkdruk aan wil pakken, moet op zoek naar de werkdrukbron. Een relatief onbekende methode meet werkdruk door piekdruk zichtbaar, bespreekbaar en hanteerbaar te maken. Dat kan voor de kwaliteit van werk veel opleveren.

Wat is meetbare werkdrukbalans?

Iedereen kent uiteraard wel het fenomeen dat je soms een sprint moet trekken om iets op tijd af te hebben. Als je na een geslaagde sprint herstelt is de beleving extra fijn. Wanneer een sprint een marathon wordt, is de beleving niet fijn meer en nemen gezondheidsrisico’s toe. Werkdrukbalans maakt die piekdruk zichtbaar, bespreekbaar en zinvol.

Het is een oude methode in een nieuw jasje. Vroeger werd werkdruk met een tijdstudie geobjectiveerd en op basis daarvan werd een hanteerbare caseload vastgesteld. Maar in steeds meer kleinere en ook grotere organisaties zijn rollen en taken uniek, dus dat kan niet meer. Toch staat de meetbaarheid van tijd niet ter discussie. Benodigde tijd kun je kwantificeren op basis van routines, de geplande taken en benodigde tijd voor onvoorziene binnen vliegers. Beschikbare tijd is de werktijd, al dan niet met mogelijkheden voor overwerk. Er zijn denkprocessen en algoritmes die deze gegevens ook voor complexe en minder voorspelbare takenpakketten kunnen ordenen en de werkwijze optimaliseren en tonen.

Tijd heeft ook een kwaliteit; de tijdbeleving. Die is niet meetbaar, maar kun je wel in het proces om balans te herstellen betrekken. Door voor zaken te kiezen waar je talent ligt of die je samen zinvol vindt. Dat maakt werkdruk hanteerbaar.

Wat willen jullie met de aanpak bereiken?

Voorkomen van werkstress wordt vooral als een individuele verantwoordelijkheid gezien, maar organisaties hebben ook een verantwoordelijkheid. De ontwikkeling gaat van eenvoudige functies in complexe organisaties naar complexe functies in eenvoudige organisaties. Objectieve werkdrukbalans helpt mensen hun grenzen te herkennen en daar samen verantwoordelijkheid voor te nemen. Het is soms niet makkelijk de eigen grenzen onder ogen te zien. Maar het is wel een verantwoordelijkheid die er met de autonomie die mensen en organisaties verlangen bijkomt. Oplossingen zitten in samenwerking. De methode ondersteunt zowel de betrokkene zelf als samenwerking en proceskwaliteit. Zo kunnen mensen en organisaties in ontwikkeling komen en blijven. Dat heeft zowel waarde voor de gezondheid als economische waarde.

Hoe werkt dat dan?

Het proces begint bij de reflectie op eigen werkdruksituatie door de medewerker zelf. Die kan met een denkproces of een daarop gebaseerde reflectietool (taaktuner.nl) de eigen werkdrukbalans als spiegel gebruiken. Een adviseur of coach kan dit in het begin ondersteunen. Vaak wordt dan een werkdrukillusie ontnomen en ziet de betrokkene de feiten scherper onder ogen.

Als medewerkers voldoende regelruimte hebben, kunnen zij hun balans herstellen. Een volgende fase is dialoog. Die kun je richten op het uitwisselen van taken om pieken en dalen te egaliseren, of met een andere taakverdeling voor meer werkplezier of een andere prioriteitstelling. Als er dan nog steeds piekdruk is, wordt het tijd om terug te gaan naar de doelen.

Deze stappen geven inzicht en vaak ook creativiteit en vindingrijkheid om de bedrijfsvoering anders in te richten, de kwaliteit te verbeteren of de waardecreatie te vergroten. Ontmaskeren van illusies betekent je waarheid uit durven dagen; de confrontatie tussen beleving en feiten aangaan. De organisatie komt en blijft door het gesprek over de werkdrukillusie in ontwikkeling.

Is dat niet ingewikkeld; werkt het ook?

De perspectiefverandering is ingewikkelder dan de aanpak zelf. Die kan de adviseur overzichtelijk faseren. We hebben hier inmiddels meer dan tien organisaties mee geholpen, van kleine MKB-ers tot overheden en multinationals. Een ingenieursbureau vond hierin de sleutel om projecten te beheersen. Een vastgoedbeheerder leerde andere vragen en doelen te stellen en heeft het minder druk met betere prestaties. Een accountant kreeg haar vrijheid terug. We hebben met de VBBA bij een gemeente significante vermindering van werkdrukbeleving aangetoond. Een managementteam heeft productiviteitsverbetering van 5% vastgesteld. Veel klantverhalen zijn gepubliceerd en we schrijven nieuwe klantverhalen.

Wat willen jullie bereiken?

Iedere situatie is anders. Goede interventieselectie is cruciaal en ook het beschikbaar zijn van meerdere aanpakken en benaderingen. We kunnen teams laten zien of werkdrukbalans voor hen van waarde is en vervolgens uiteraard helpen om de werkdrukillusies op tafel te krijgen en aan werkdrukbalans te werken. Door werkdruk te onderbouwen en in dialoog tussen medewerkers en managers bespreekbaar te maken, verbeteren de prestaties.

We brengen deze kennis de beroepsgroep in: voor belangstellende adviseurs bieden we (geaccrediteerde) trainingen en opleidingen, zodat meer adviseurs met deze kennis kunnen gaan werken. Een paper met een uitgebreide methodebeschrijving is beschikbaar via www.archimedes.nu.

Ook de betrokkenheid van ondernemingsraden hierbij vinden we belangrijk. Zij zijn medeverantwoordelijk voor de RI&E processen en dus ook voor de bronaanpak van werkdruk. Via ondernemingsraden hoort de aanpak van de werkdrukillusie ook bij vakorganisaties op tafel te komen. Want niet alleen piekdruk is een werkdrukbron, ook de werkdrukillusie en de beleving dat piekdruk niet bespreekbaar en beïnvloedbaar zijn.

Maarten de Winter is econoom, veranderkundige en docent in de HR Masteropleiding van Avans+. www.maartendewinter.nl








Anders adviseren

artikel en uitnodiging

Disclaimer | All right reserved Archimedes © Copyright 2014